部门间沟通与协作

　　部门间沟通与协作

　　企业生存与发展成功的基石是团队精神，作为事业单位推动其长足发展依靠的也是团队精神，而团队精神的核心是协同合作，只有各个部门之间加强沟通与协作，凝心聚力，集思广益，才能保证单位的高效率运转，实现各项任务目标。

　　一、领导重视是谋事成事的关键

　　领导干部是拥有法定权力、责任和义务，在领导活动过程中占据一定职位的指导者、指挥者和组织者。作为具有组织、规划、协调和控制等决事权的领导人，肩负着领导一个单位的重要责任，“在其位，谋其政”，身为单位的领导干部，不能发挥领头雁的作用，工作缺乏主动，不汇报不过问、不重视不落实，那么单位的发展将无从谈起。大海航行靠舵手，领导干部只有肯谋事、敢谋事，善谋事，才能办更多有益于单位发展的事情。

　　肯谋事，是领导干部对待工作的态度，是想做事的具体体现。敢谋事，是领导干部敬业精神的表现。善谋事，是领导干部综合素质和能力的体现。

　　善谋事，要从多种因素考虑：一是要吃透上级精神。二是要了解下情，看是否符合职工群众意愿。三是了解实际，看是否符合单位的特点。

　　领导的重视是成事谋事的关键，只有单位领导高度重视了，从自身干事创业的奉献精神出发，把各项工作加以落实到行动中，发挥其组织协调的领导能力、果敢决断的决策力，充分调动起各个部门、人员之间的工作积极性，通过协作配合高速有效地完成某项工作。从近几年利津局在预算管理方面的经验分析，该局领导班子奋发有为，分工明确职责清晰，能够扑下身子潜心工作，尤其对项目预算的储备申报充分发挥了领导决策能力，胸怀全局一盘棋，审时度势，在强调落实任务的同时，领导干部与职工齐思共想，结合单位工程特点和需要组织编制入库项目预算，力求从项目上向上级取得资金支持，推动该局稳定长远的发展。

　　二、加强沟通与协作，提高工作效率

　　作为水利事业的基层单位，根据职责与权限，部门设置较多，岗位分工也较细化，如何使各部门之间在各司其职，各负其责的前提下，更好的完成同一个工作目标，那就要加强沟通与协作，以团队精神形成合力来发挥集体的潜能。

　　1、提高沟通意识，建立部门间的融洽关系

　　“同心山成玉，协力土变金”，部门之间关系处理的融洽与否，直接影响到事业单位的运转效率。由于单位内部各个部门均已明确了所属的职能范围，部门成员由于缺乏沟通意识，在寻求协作方面不够主动，在处理需与其他部门合作解决的问题时，倾向于孤军作战，由于沟通意识上的缺乏造成了单位整体上沟通氛围的缺失，从来不利于跨部门的有效沟通和业务工作更全面开展。再者是工作人员自身沟通能力欠缺，遇到问题时，缺乏主动通过沟通来解决的观念，往往通过上级领导来进行协调，绕了很大的一个圈子，耽误了自己和领导的时间，导致沟通成本的高昂;工作人员种种在沟通技巧上、能力上的不足，使自身只能从本部门的角度考虑，其他部门不予配合便会产生抱怨等情绪，从而使部门工作人员之间产生或多或少不融洽的关系。

　　2、形成有效机制，建立部门间的沟通平台

　　由于部门之间的沟通大部分是临时性的，而没有形成一种有规律的集体的行为，加之受到部门内部各项烦琐事物的牵绊，部门之间的沟通往往受不到足够的重视，使某些工作产生了或拖延、或应付、缺乏严谨、相互推诿等一系列的问题，因此亟需建立起相关的有效机制，为加强部门之间的沟通与协作搭建起一个平台。利津局在预算管理项目储备方面，根据单位实际情况，建立并制定了相应的制度，有效提高了项目预算储备的沟通协作效率。

　　部门的沟通与协作是解决工作难题的重要途径，也是实现部门和谐相处和提高整体工作效率的有效手段。为此，各有关部门要围绕中心大局，立足长远，进一步加强部门沟通与协作意识，打破现有独立的解决某一个点或是局部问题的思路，做到问题主动提出、及时处理、彻底沟通、责任明确、有效督办、限时反馈，实现每个环节的有序衔接，强化责任意识，合力解决工作中的难题，转变工作方式，建立健全部门协作机制，确保各项工作快速、有效地落实。

　　3、整合各部门目标，形成统一思想

　　事业单位的经营活动需要多个部门、环节的处理，虽然单位有整体上的目标，但专业化的分工划分到各个部门时，因为不同的侧重点而致使目标的差异性，如工程管理科侧重防洪工程的管理运行维护，防办部门侧重汛期洪水的防御，而预算项目管理则不单纯是财务部门的业务。如果单位在处理全局性工作的问题上，没有形成统一的思想，就容易使各个部门产生“多一事不如少一事”的想法。因此，必须整合各部门各自为政的目标，在整体利益最大化的前提下，合理调整各个部门的目标，保证符合单位的大方向，达到各部门相协调的效果，同时改变相应的绩效考核标准，与整体的目标相一致，达到部门之间有效的沟通与协作，有利于单位的发展。

　　从以上各方面分析，利津局在预算项目管理中充分体现了部门的沟通与协作，从预算项目的储备申报、方案实施、资金管理、绩效考评各个环节，相关业务部门与财务部门都保持了密切的沟通与协作。通过多方努力协作配合，较为专业合理地编制了项目支出预算，为更好的服务单位的中心工作争取了可靠的资金保障。通过沟通协作，使各部门对项目的执行、资金使用多个环节进行了监督约束，增强了预算执行的严肃性。通过沟通协作，有关财务信息及时传递，使负责项目的相关部门掌握了项目资金支付动态，项目追踪问效和反馈及时，及早发现问题及早处理，切实提高了资金的使用效益。

　　三、几点建议

　　1、部门之间沟通的途径不够，还需不断加强

　　部门之间需要增进了解，沟通途径还不够，沟通不仅体现在部门间的业务工作中，还有在人员上，以及上下级单位对口业务部门之间。通过有效及时的沟通，增加相互之间的理解，消除隔阂，才能把共同的工作做专，做细，做深，做到位。

　　2、加强全员对有关制度文件的学习

　　为进一步提高事业单位内部管理水平，规范内部控制，新的《行政事业单位内部控制规范》、《预算项目储备管理暂行办法》、《预算执行考核暂行办法》等制度办法相继出台，需要加强全员对制度办法的学习掌握，便于今后工作中更加密切的协作配合，全面提升单位的管理水平。

　　部门间沟通与协作

　　部门之间关系处理的融洽与否，直接影响到企业的运转效率。根据我们企业目前运行的状况，部门之间关系的处理工作还需要不断加强。这里的所说的加强，就是要打破现有的解决某一个点或是局部问题的思路，立足长远，解决整体性的问题。

　　在这里，我想用一个简单的例子----种田，来说明部门之间关系的处理问题。

　　种田的第一步首先是分工。家庭成员之间首先要分工明确，耕田、施肥、播种、灌溉等细节，具体由谁负责。这些分工之间不可能完全独立，中间肯定有衔接和配合的环节。这个环节最容易出现的问题是分工绝对化。

　　第二步是配合问题。如果播种的强调肥料还没有撒下去，施肥的说地还没有耕，耕地的说牛还没买来……那就说明，配合问题需要解决了，即使每位成员都希望有好收成，中间也难免因各种原因造成局部脱节，导致通路阻塞，影响大局。因此，这个环节最容易出的问题是扯皮。

　　第三步是精细化管理。前面的基本功做好了，剩下的便是强调科学精细的管理了。对每一个岗位，制定标准，对工作绩效进行量化。第三环节必须建立在第二环节问题基本解决基础上，并且由于第二环节由于所需时间较长，往往会形成一种习惯，而第三环节最容易出现的问题是管理浮于表面，深入不下去。

　　一：部门沟通与协作中存在的问题

　　1.沟通途径问题。

　　部门之间需要增进了解，沟通途径不够。片面性的信息往往会在某一问题暴露后，引发类似用人、工作量、职责的讨论，而这讨论的结果如果得不到有效的疏通，极易造成相互间的隔阂。从目前状况看，沟通途径和效果比以前有了提高，但沟通的途径还是不够，需要不断加强

　　2.暴露问题的力度不够。

　　沟通过程中，需要暴露更多的问题。很多同志往往不希望将沟通会议的气氛搞僵，很多问题被掩盖起来。而暴露问题，特别是一些细节问题，恰恰是解决问题的前提。

　　3：数据统计方法不够完善。

　　部门基础工作亟待加强。如生产、销售、质检、财务、生产、采购等要害部门，对于数据统计，是否具备，方法是否科学合理，是否有助于推动产供销，是否有利于降低成本，提高利润率，需要必要的审核和监督。对于部门及部门之间传递的数据，包括统计方法同样需要进一步审核和完善。不科学的统计数据对企业发展没有任何指导意义，甚至将企业运作引入歧途。

　　4：部分管理文件需要更新和完善。

　　部分岗位职责、内部制度、体系文件的内容已经不适应现有要求。公司虽表面上有完善的管理体系，并且这种管理体系的运行在现阶段不会出现大的问题，但如果想进一步提升企业的管理水平，这些文件必须进行完善，及时更新。

　　5：部门之间信息传递脱节。

　　我们现在的信息传递和协调工作只能局限于某一短的时间段内进行。而这种协调的结果是：能够分清当前主次，解决当前的主要矛盾，而根本问题得不到解决，可能转变为后续的主要矛盾。因此这种协调的方法，其作用是有局限性的。

　　6：部门之间接口工作要规定好相应的职责，并对职责的履行情况定期沟通。

　　现有的状况是，部分接口工作虽然一直有人在做，并且也有相应的分工，但相互之间没有相应的约束力，什么时候做完，完成到什么程度有的没有详细规定，或完成的部分达不到下一环节的需要，或是出现问题相互推诿。部门之间或是接口人员之间容易产生矛盾。而这些矛盾是可以通过进一步细化流程避免的。

　　上述问题，仅仅是我们企业内部现存的，对于提升现有管理水平障碍最大的几个问题。在此，提出以下解决方法：

　　1：增加沟通途径。

　　我们现有的沟通途径主要是生产会、专题会。而大家参与这些会议，一般都比较谨慎。一些细节问题很难在这种会议上体现出来。可以考虑采取报纸、看板、茶话会、内部联谊会、培训会等多种方式，通过不断变换讨论主题和环境，增进沟通，使部门之间能够增进了解，也使得各种问题能否充分暴露出来。

　　2：关于问题的解决。

　　对于各部门提出的问题，要提出相应的解决方案。我们这一点现在做的比较好。但有些系统性的问题，不是靠解决一个或两个问题能够达到管理目标的，必须通盘考虑，避免做无用功，或是解决了一个问题引发另一个问题。要对未来可能出现的问题作充分的预测。

　　3：关于统计方法和统计数据。

　　现有各部门存在的一些报表，有的已经过时，且报表之间是否存在关联性，是否存在无用功还值得进一步审核。数据统计过程中经常出现的问题有：

　　A：格式不严谨。

　　有些重要报表仅有相关信息，没有人员审核、签批，上面的数据很容易根据需要被主观臆造。

　　B：统计信息不全或是信息过量。

　　统计信息不全面往往不能满足管理者的实际要求。而需要数据的时候再重新收集，不但容易重复工作，重复统计，而且往往不够细致。

　　C：重复统计。

　　很多数据用不同的方式，由不同的人进行统计，目的之一是为了便于相互审核和监督，但有的工作完全是可以合在一起的。举例：以前市场部的出库有多人在开，而且总部和长清之间长距离传递容易丢失，经过改进，与网络速达配合，可以使2人不需再做开出库的工作。这仅仅是一个小例子而已。因此，有的单据可以采用一式多联的方式，避免多人重复性劳动，对于经常性传递的数据，尽量采用网络化传输，只要安全因素考虑周全，这种作业方法比传统方法快捷便利的多。

　　D:统计数据不够细。

　　很多时候，为了便于寻找规律，制定科学的管理方法，要求数据统计细化，但这项工作目前有的部门做的不够。

　　E：有数据统计，但没有真正利用。

　　有的部门统计工作做的很到位，但仅仅是一种记录而已，没有进行科学的分析和利用。就像学生读书一样，如果是为了考试而去死记硬背，而不是真正变为自己的东西，消化吸收，是没有用处的。

　　F：统计方法不够科学。

　　这一问题如果不解决，不但造成人力物力浪费巨大，而且没有任何指导意义，甚至有时会掩盖很多问题。

　　因此，每个岗位都必须对数据统计问题引起足够重视，并且要有专业人员进行审核其科学性。统计的最终目的是为生产经营管理提供基础性资料，是体现企业管理水平的重要窗口。

　　4：及时完善岗位职责和管理制度。

　　制定岗位职责和管理制度的目的是规范工作流程，提高工作效率。发生人员变动时，能够通过规范的流程避免带来不必要的损失，使日常工作能够有条不紊的运行。而现有的岗位职责和管理制度中，有的已经不适应现行要求，或是规定本身超出了可执行的范围，这种过时的或不可执行的规定犹如形同虚设。作为管理者来说，最重要的日常工作之一应该是经常审视身边的各类文件，找出其中的不足，发扬民主集中的原则，及时进行完善。使得内部流程更加科学规范。无论是生产还是管理，如果作为中间最重要的环节都没有做好，上层的装饰即时华丽无比，想必也无法经得起时间的考验。一个企业的文化建设，必须是建立在科学规范的管理基础之上的，否则只能是空谈。

　　以ISO9001:2000为例，很多时候为了通过审核而临时造文件。虽然有时不可避免，但针对某些部门和岗位来说，这种做法是不可取的。因为ISO9001本来就是审查公司是否有着科学严谨的管理体系，通过造文件的方法虽然能过得了一时，但对管理水平的提高来说是不利的。其实，对于需要改进的地方，不少人也有去改的想法，之所以没有去做，主观原因比较多，比如担心一个程序或文件的变更会引起其他部门或人员工作的调整，从而带来很多不必要的麻烦，“多一事不如少一事”的思想还存在。因此，我们的日常管理工作中还要有一项，那便是鼓励大家相互“挑毛病”，对于新思想、新思路要大力提倡和表彰。

　　5：确立部门之间接口工作的有效衔接。

　　企业管理的纵向指挥相对容易，横向协调却相对困难。据调查统计，企业的内讧70%是来自横向矛盾，主要原因是部门责权不清，碰到交叉的工作，相互都不主动配合，甚至还处处设障，相互推委责任。其次，不恰当的激励政策也会因不公正或不能平衡公众利益而引发争端和分歧。

　　在我们企业，接口工作有很多，特别是一些隐性的接口工作，很多都是靠大家自觉在做。但这种自觉是在一定的范围和承受能力之内的，与人的主观能动性有着很大的关系。因此，作为管理者，要积极地深入实际情况，找出部门内部岗位之间和部门之间的接口工作，明确定义这些接口该如何处理，并将处理得过程纳入日常工作，进行审核和监督。

　　6：通过开展各类活动，推动管理水平的提升。

　　可以通过阶段性的“管理成果讨论会”、“接口问题解决周”、“我身边的小问题”等类似的活动，营造一种相互学习的氛围。对于此类的活动，要有明确的奖励措施，这种奖励不一定是金钱，也不一定很多。管理学中提到的“胡萝卜+大棒”的概念，其中的胡萝卜，作用是非同小可的。

　　总之，部门之间的配合默契与否，关系到企业的长远发展，加强部门之间的沟通与协作，应成为每一个管理者的工作重点。重视细节，重视实践，勇于创新，管理科学应成为我们日常工作的主题。

　　部门间沟通与协作

　　加强部门间沟通与协作的方法1. 明确各部门的职责范围

　　分工在企业中是需要的，各部门职能的划分也是必须进行的。明确部门所属的职能范围，并同时分清楚哪些属于部门之间协作的范畴，从而更有针对性地解决问题，同时会在部门之间形成合作的观念，而不只是单单强调自己部门的重要性。

　　加强部门间沟通与协作的方法2. 有效整合各部门目标

　　由于各部门职能的划分致使其目标在整体上的不一致性，甚至会出现矛盾。是由于部门利益、小团体利益的存在而产生的。由此，应该整合各部门各自为政的目标，在整体利益最大化的前提下，合理去调整各个部门的目标，保证符合企业的大方向，达到各部门相协调的效果。同时改变相应的绩效考核的标准，与整体的目标相一致，不是在一个割裂的环境下进行绩效标准的制定，从而达到部门之间有效的协调和协作，有利于沟通的顺利进行。

　　加强部门间沟通与协作的方法3. 改变绩效管理模式

　　将在部门之间经常出现的一些协作性的问题，纳入到考核中来，完善绩效考核的体系，从而有利于各个部门之间沟通的加强，协作问题的改善。

　　加强部门间沟通与协作的方法4. 提倡沟通文化，建立沟通机制

　　员工沟通意识的缺乏很重要的原因来自于企业对于沟通文化的重视性不高。没有在企业内部形成有效沟通的机制和倡导沟通的文化。从公司的主管开始以身作则，可以有效引导员工对于沟通的重视，形成沟通的氛围;在员工培训中，强调有效的沟通，不论是在部门内部还是部门之间;还可以通过建立“客户”意识，来提高沟通的效率。每一个需要进行协作的部门都当成是“客户”，把客户的满意，当成工作的职责，可以形成制度上的约束，并在未来成为员工的习惯，真正融入到企业文化中来。并通过有效沟通机制和平台的建立，使员工在进行部门之间沟通时有有效的途径。

　　加强部门间沟通与协作的方法5. 提高沟通技能

　　沟通被成为是一项艺术。部门之间的沟通，作为组织内部最难的沟通方式，更要重视沟通的艺术。沟通技能的提高，包括有效倾听及保持沟通的简洁准确性。在公司内部各部门之间的沟通中，往往急于表达而疏于倾听，更重视自己部门的要求而不考虑协作部门的诉求。如果双方或至少一方多一些专注倾听，适时复述、提问以确认关键信息，并予以适当的反馈，沟通的准确、省时、较少冲突性，也就是沟通的有效性会大大提高，沟通的效率也会有所改善。

　　加强部门间沟通与协作的方法6. 提高沟通意识

　　企业中的员工往往在遇到问题时更愿意自己解决，而不是靠部门之间的协作，主要是沟通意识上的缺乏，其中最重要的原因是嫌麻烦。部门之间除了在开会中进行沟通之外，还要时刻保持联系，主动了解其它部门的工作进度、情况。这样对于部门之间形成良性沟通、提升沟通效率有着重要的作用。

　　加强部门间沟通与协作的方法7. 轮换岗位

　　企业可以通过岗位的轮换来加强员工对于不同部门岗位职责的认识，从而有利于沟通中的换位思考，提升沟通的效率。IBM、HP近几年在中国市场都有类似的实践。可以在企业中进行小范围的尝试并推广。

　　提高部门沟通协作效率，是为了进行部门之间的协作，是整个企业能正常运营、有效运营的关键，是让大企业能够像小企业一样灵活的重要保证。提高部门沟通协作效率对于提高整个企业运作的效率有着关键的作用。企业要重视部门沟通协作效率问题，致力于沟通效率的提升，帮助企业整体绩效的提高。

部门间沟通与协作

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